영어 이메일 잘쓰는 사람들이 습관처럼 하는 4가지 문단 나누는 방법

비즈니스 영어 쓰기 강의를 하다보면, 글은 잘 쓰시는데 구성을 못하시는 분들이 많아요.

어렵게 쓴 글인데 구성때문에 읽히지 않는걸보니 마음이 아프더라구요.

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문장만 잘 썼으면 문단 구성은 쉽습니다.

오늘은 영어 이메일을 쓰면서도 도움이 될, 손쉬운 문단 구성을 알아볼게요.

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저번 글(클릭)에서 어색하지 않은 문장 만들기를 다루었어요. 요약하면 하나의 아이디어, 또는 밀접하게 연관된 두 개의 아이디어를 접속사, 관계대명사, 세미콜론으로 결합하는 것처럼, 단락은 하나의 주제만을 다루어야 했죠.

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문장이 너무 많은 아이디어들이 있으면 어색해요. 특히 한 문단에 뭉탱이로 있는 문장은 대학교재가 아닌한 읽을 시도조차 안하게돼요. 우리의 뇌가 한번에 기억할 수 있는 청크(chunk, 기억의 토막)은 3~4개 밖에 안된다는걸 기억해주세요. 아래의 구절을 보세요. 이 포스트를 읽으면서 아래 문단을 읽는 분이 있을까요?

 

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Following a study of productivity in the company, we have changed our methods of operation in the Production Department, with the result that productivity has been increased by over 50%. We would now like to introduce similar improvements in other departments. Of course the actual changes will be different from those introduced in the Production Department, because each department has its own operational practices. But the underlying principles should be the same. These principles include streamlining operations, training staff to perform more than one task and empowering employees to find better ways of doing things. As part of this process of empowerment, we would like all staff to consider ways in which they think the work of their departments could be made more efficient. We are aware that when many people hear words like 'efficiency','productivity' and 'streamlining' they immediately think of redundancy. We therefore want to reassure all staff from the outset that this exercise is not intended to lead to downsizing and redundancy, voluntary or compulsory. It is simply that if we can increase our productivity we can increase the amount of business we generate from the same number of employees, which has to be good for everyone, not least the employees themselves.

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위 문단의 고칠점이 뭐라고 생각하시나요?

우선 문장 구분도 어렵구요,

 

어디서 어디까지가 하나의 아이디어인지 모르겠어요.<- 이게 제일 중요합니다.

 

이제 수정본을 한번 보세요.

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Following a study of productivity in the company, we have changed our methods of operation in the Production Department, with the result that productivity has been increased by over 50%. We would now like to introduce similar improvements in other departments.

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Of course the actual changes will be different from those introduced in the Production Department, because each department has its own operational practices. But the underlying principles should be the same.

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These principles include streamlining operations, training staff to perform more than one task and empowering employees to find better ways of doing things. As part of this process of we would like all staff to consider ways in which they think the work of their departments could be made more efficient.

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We are aware that when many people hear words like 'efficiency', 'productivity' and 'streamlining' they immediately think of redundancy. We therefore want to reassure all staff from the outset that this exercise is not intended to lead to downsizing and redundancy, voluntary or compulsory. It is simply that if we can increase our productivity we can increase the amount of business we generate from the same number of employees, which has to be good for everyone, not least the employees.

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회사 내 생산성 조사를 통해 생산 부서의 운영 방식을 변경하였고, 그 결과 생산성이 50% 이상 향상되었습니다. 우리는 이제 다른 부서에서도 비슷한 개선점을 소개하고자 합니다.

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물론 각 부서마다 운영 방식이 있기 때문에 실제 변경 사항은 생산 부서에 도입된 것과 다를 것입니다. 하지만 기본적인 원칙은 동일해야 합니다.

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이러한 원칙에는 운영 효율화, 둘 이상의 작업을 수행할 수 있도록 직원을 교육하고 직원들이 더 나은 작업 방법을 찾을 수 있도록 하는 것이 포함됩니다. 이 과정의 일환으로 우리는 모든 직원들이 부서 업무를 보다 효율적으로 수행할 수 있는 방법을 고려하기를 바랍니다.

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우리는 많은 사람들이 '효율성', '생산성', '효율성'과 같은 단어를 들으면 바로 중복성을 떠올린다는 것을 알고 있습니다. 따라서 당사는 처음부터 이 연습이 자발적이든 강제적이든 규모 축소와 중복을 유도하기 위한 것이 아님을 모든 직원에게 확인시키고자 합니다. 단순히 생산성을 높일 수 있다면 동일한 수의 직원으로부터 창출되는 사업량을 늘릴 수 있기 때문에 직원들뿐만 아니라 모두에게 좋은 일이 되어야 합니다.

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어떤가요?

훨씬 읽어봄직하지 않나요?

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비즈니스 영어 쓰기 / 이메일에서 문단을 나누는 것은 한가지 기준만 생각하시면 됩니다.

한 단락/문단에 하나의 주제만 다루기

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위 글의 주제는 각각 아래와 같아요.

·한 부서의 변경과 다른 부서로 확장 계획의 결과다.

·다른 운영 관행에도 불구하고 기본 원칙은 동일하다.

·직원에게 권한을 부여하고자 한다.

·변경되지 않을 것이라는 확신.

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물론, 정확히 언제 새로운 단락을 시작해야 하는지에 대한 엄격한 규칙은 없습니다. 무엇이 '주제'를 구성하는지에 대해 다른 길이와 호흡을 가지니까요. 하지만 대략 어느 주제가 끝나고 다음 주제가 시작되는지는 분명해야 합니다.

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패러그래핑하는 방법

문서를 읽기 쉽게만들기 외에도 패러그래핑을 사용할 수 있는 여러 가지 이유가 있습니다.

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·새로운 주제를 소개할 때

·같은 주제를 다른 각도에서 바라볼 때

·주제의 한 요소를 진전시킬 때

·특히 강조할 때

·주장을 진전시킬 때

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연습문제

비즈니스 쓰기/라이팅은 뭐든 직접 해봐야합니다.

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연습문제 하나를 드릴게요. 하나 통으로 되어있는 글을 문단으로 나누어보세요.

댓글로 달아주세요. 제가 해설과 함께 답변을 드릴게요.

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Following our conversation last week, I would Like to confirm the arrangements for your sales conference on 15 and 16 May. We have reserved a small conference room for you. This seats 40 people, and since there will be 30 attending there will be plenty of room for everyone. We will provide seating and tables in a horseshoe layout, as you requested. We will also provide a flip chart and easel and an overhead projector. If you also need a digital projector, one can be made available; you need only ask me on the day. We will serve coffee and tea at 11 a.m. and 3,30 p.m. and lunch at 1 p.m. on both days, in a separate room. Lunch menus are attached. I understand that only the wine with the meal is to be charged to your company and that any other drinks should be paid for. A private bar will be set aside for your use. I have also reserved 15rooms with private baths for those who are staying overnight. I look forward to seeing you on the 15th and thank you for choosing our hotel for your venue.

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